学会 InDesign 这个高级用法,自动排版解放双手。

理论

原创

发布于2019-03-15

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即使作为一个平面设计师,也不可避免得会遇到需要重复排版的情况,比如,最常见的是嘉宾信息的编排,比如姓名、照片、公司或学校。这种情况下,最常见的是一个一个去排。而像抽奖数字编号这种,则会交给印刷店。既然印刷店可以自动排印序列数字,在科技如何发达的21世纪,这种不需要花费脑力的纯体力重复性的机器端工作,其实也早已可自动化。


这篇文章我们会介绍以下 InDesign 的高级自动排版用法,鉴于很多设计师是不用 InDesign 的,下期文章将会介绍 Illustrator 自动排版的高级用法。高级进阶教程,非零基础入门教程。但只要你只要对 InDesign 的界面和工具不感到陌生和恐惧,都可以用下面的零基础高级技能,完成自动排版。


以下会从覆盖面比较全的案例入手。



EXCEL 表格的处理

不管是 InDesign 还是 illustrator,如需用到自动排版这些高级技能,都需要 EXCEL 表格的紧密配合。EXCEL 表格是源头。我们只需要把处理好的数据扔到的 InDesign 的模版里即可。


数据分类

建立好你需要的数据域。

比如<> <> <>

确定好完成合并需要用到哪些域,其实也就是做好在 Excel 的标题行。


图片路径

只要把你的图片存放路径告诉 InDesign, 它就可以读出来。因此,你要用 InDesign 能读的格式告诉它图片所在的正确路径。图片的数据域名需要用上@,表示这一列数据需要读取的是图片格式。直接在 EXCEL 里 @图片 是打不出来的,会警告你「函数无效」,因此你需要输入 ‘@,在@前加一个 ’ 的符号。

如何寻找图片路径

MAC: Mac HD:Users:Name:Photos:BillTucker.jpg

WIN: C:\Photos\BillTucker.jpg

可以把图片置入 InDesign 里,点击图片,在「链接信息」里复制图片路径。

这里会有两个问题。其一是一旦挪动了图片,再次打开编辑,InDesign 就找不到挪动后的图片位置了,那就需要再把上面的过程重复一遍,这样就失去了自动排版的意义。其二是如果照片有上百张上千张,一个一个复制粘贴输入会很费时间。因此,我们需要用到EXCEL的合并函数。


合并函数

CONCATENATE 函数 CONCATENATE(text1, [text2], ...)


通过「合并函数」,我们可以控制定量和变量,实现半自动化。图片的命名还是需要自己命名的!比如在这里,「Name」是变量,「图片路径前缀」和「图片格式后缀」是定量,那么我们只需要通过 CONCATENATE 函数告诉 Excel 怎么操作,Excel 就会根据公式写出我们需要的图片路径。


TIP: 注意统一图片的后缀。比如 .jpg 和 .jpeg 是不一样的,要么统一用 . jpg 要么统一用 .jpeg.


保存为 UNICODE 格式

InDesign 只认 UNICODE 格式。UNICODE 是一种国际通用字符编码。将处理好后的 EXCEL 文件翻译成 InDesign 能读的 Unicode 文本格式。


*计算机最初用的是 ASCII 码,即二进制码,规定了128个字符编码。由于英文之外的语言,比如中文,这 128 个字符就不能覆盖,所以出现了中文常见编码 GB2312。这就导致世界上不同语言有不同的字符语言,因此出现了统一编码 UNICODE. 其实现形式最常用的是 UTF-8 和 UTF-16


在 Mac OS 系统里,Excel 可选择保存为CSV UTF-8(逗号分隔的 .CSV)或者UTF-16 UNICODE (.txt)的格式。建议选择 .txt 的文本格式,.csv 可能会出现类别栏中文乱码的情况。



InDesign 数据读取

数据合并 写入数据

菜单/窗口/实用程序/数据合并

在数据合并的窗口里,点击右上角的小图标。


「选择数据源」。如果是 Unicode 的格式文件,那 InDesign 就可以读取,可能会出现两种常见的错误情况。

一种是EXCEL内容错误。

需要检查一下表格里是不是有空栏,把空栏删掉即可。

一种是EXCEL文件错误。

即保存格式错误,检查一下是不是保存为了正确的 Unicode 格式。


模版填充

这里就到了最后的版面呈现了。其实「确定好版面」应该是第一步,也是最重要的一步。这里作为教程就放最后一步了。

把数据域和模版板块相匹配。可通过预览查看效果。

在「内容置入选项」里可以选择「单个记录」还是「多个记录」。

「单个记录」适合一张图的图片模版多数据输出,「多个记录」则适合一页里需要写入多条数据的。我们在这里选择「多个记录」。

这是数据记录写入后的界面。可以看到每个数据模版直接没有任何间距。

在「多个记录版面」里还可以调整各种间距。

「选项」里可以调整图片的填充方式。

所有完成之后,「创建合并文档」即可。


TIPS: 一个文档只能有一个「多个记录」,因此,如果一个文档里有两种以上的不同数据源的「多个记录」,需要创建新的文档写入数据,再通过复制粘贴实现。


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更多评论

岩己

这是一个神秘的人物,竟然一点信息都不留下,膜拜吧!

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岩己

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